De Excel a pipeline: cómo Grupo Innova cerró 40% más negocios sin contratar un solo agente adicional
El desafío
Con 22 agentes distribuidos entre Bogotá, Medellín y Cali, Grupo Innova gestionaba sus leads en una mezcla de hojas de cálculo compartidas, notas en el teléfono y grupos de WhatsApp improvisados. Los leads que llegaban por MetroCuadrado y Facebook Marketplace se perdían con frecuencia — nadie sabía a quién correspondía atender cada contacto, y los seguimientos dependían de que el agente se acordara. La dirección comercial no tenía visibilidad real del embudo: no sabía cuántos leads estaban activos, en qué etapa estaban ni cuáles llevaban semanas sin contacto.
La solución
Grupo Innova adoptó el CRM pipeline de Orkasa como sistema único de gestión de leads para los 22 agentes. Cada lead entrante desde MetroCuadrado, Facebook Marketplace y el formulario del sitio web propio se asigna automáticamente al agente de zona correspondiente y dispara un mensaje de WhatsApp de primer contacto en menos de 2 minutos — sin intervención manual. El pipeline visual por etapas (Nuevo, Contactado, Visita agendada, Oferta, Cierre) permite a Valentina ver en tiempo real el estado de cada operación y detectar leads estancados antes de que se enfríen. Las notificaciones automáticas recuerdan a los agentes hacer seguimiento en los intervalos correctos.
Resultados
| Métrica | Antes | Con Orkasa |
|---|---|---|
| Tiempo de primera respuesta a lead | 4.2 horas promedio | 1.8 minutos promedio |
| Tasa de conversión lead → visita | 11% | 28% |
| Tiempo promedio de cierre | 87 días | 52 días |
| Operaciones cerradas por trimestre | 31 operaciones | 44 operaciones |
Antes, los leads se perdían en WhatsApp o en un Excel que nadie mantenía actualizado. Ahora veo el pipeline completo de 22 agentes en una pantalla y sé exactamente dónde está cada negocio. Es como tener rayos X en la operación.
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